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Qu’est-ce que la certification accréditée ?

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Certification by DNV GL
Avoir un système de management certifié peut être un chemin en direction de l'amélioration opérationnelle. C'est aussi devenu une exigence contractuelle quasi-systématique. Mais qu'est-ce que la certification accréditée et comment se déroule de processus de certification ?

Qu'est-ce que l'Accréditation ?

L'organisme d'Accréditation vérifie la compétence du certificateur. Pour remplir les critères d'accréditation, un organisme évalue le certificateur tierce partie selon les exigences d'une norme établie. C'est d'une certaine manière l'auditeur qui est audité par l'autorité de tutelle, comme c’est le cas pour les organismes tels que DNV GL – Business Assurance. 

Qu'est-ce que la certification accréditée ou tierce tartie ? 

La certification accréditée de systèmes de management est nécessaire pour démontrer la conformité par rapport à un référentiel. Les organismes de certification tierce partie auditent des organisations envisageant d'obtenir la certification selon un référentiel/une norme spécifique. 

Qu'est-ce que la Risk Based Certification™? 

La Risk Based Certification est la méthodologie exclusive de DNV GL – Business Assurance pour la conduite d'audits de certification de tous types de systèmes de management. Savoir où porter prioritairement les efforts d'amélioration est critique pour maîtriser les risques pouvant avoir une incidence sur votre réussite commerciale. Grâce à notre approche basée sur les risques, le processus de certification est adapté aux risques opérationnels de votre organisation et vous servira d’outil pour l’amélioration continue. Vous nous informez des processus opérationnels les plus cruciaux pour la réussite de vos activités. Tout en vérifiant la conformité par rapport au référentiel choisi, nous évaluons votre niveau de performance dans ces domaines prioritaires et nous vous aidons à identifier les points sur lesquels concentrer vos efforts de progrès. Si le système est réputé conforme, la première donnée de sortie reste toujours un certificat, mais en complément, vous bénéficiez d'une évaluation de performance sur les points les plus critiques pour votre succès. 

Comment faire certifier mon système de management par DNV GL ?  

Un système de management efficace est un système amélioré de manière continue. Le système de management et le certificat doivent tous deux être maintenus. Ainsi, la certification accréditée repose sur deux cycles consécutifs : la certification initiale, suivie du maintien du certificat. Nous appliquons notre approche Risk Based Certification tout au long des deux cycles.   

Certification initiale 

1. Engagement du dialogue  

Pour personnaliser l'audit, nous devons connaître ce qui est important pour votre organisation. Nous devons nous faire une idée claire de votre stratégie, et des conditions susceptible d'affecter votre capacité à l’atteindre. Par la suite, nous identifions conjointement 1 à 3 domaines prioritaires qui seront suivis pendant les audits. Ces points de focalisation doivent être liés au système de management et refléter les risques ou opportunités les plus cruciaux pour vous. S'accorder sur les domaines prioritaires est un effort collaboratif, et nos auditeurs peuvent vous assister dans leur identification. Néanmoins pour qu'ils soient parlants pour la Direction, il est indispensable que le Management soit impliqué à chaque étape de leur détermination. 

2. Revue Documentaire  

Notre responsable d'audit évalue votre manuel de système de management. Le rapport de revue dicumentaire résume toutes les constatations décelées à ce stade.  Le rapport constitue une évaluation de la préparation de votre organisation et de votre capacité à envisager sereinement un audit de certification. Cette activité peut être réalisée dans nos bureaux ou conjointement à la visite préliminaire. Elle constitue l'un des premiers pas dans le voyage que sera votre projet de certification. 

3. Visite Préliminaire  

Cette étape cruciale de la prise de connaissance réciproque est réalisée sur site entre 4 et 6 semaines avant la date prévue l'audit de certification initiale. Elle peut englober la revue documentaire. La visite préliminaire a pour finalités essentielles de :

  • Valider votre préparation pour l'audit de certification initiale en réalisant :
    • Le bilan de la revue documentaire effectuée préalablement
    • Le déploiement des divers documents sur lesquels s’appuie votre système auprès des utilisateurs
    • Une analyse détaillée de la structure de votre système de management
    • L’identification des points critiques de votre entreprise : objectifs stratégiques, obstacles et risques associés
    • Une visite de découverte de votre entreprise pour mieux se familiariser avec vos processus et leur application
  • Préparer l'audit de certification à venir en :
    • Vous familiarisant avec nos auditeurs et nos méthodes de travail
    • Nous permettant d'appréhender votre système de management sur le terrain
    • Décelant d’éventuels problèmes ou omissions pouvant être résolus avant l’audit
    • Confirmant ou ajustant en conséquence les dates de votre audit initial, déterminant conjointement le domaine prioritaire qui servira de fil conducteur aux audits
    • Personnalisant votre programme d’audit (personnes rencontrées et durées d’entretien prévues)

4. Audit de Certification  

L'audit de certification initiale consiste dans la conduites d'entretiens informels, d'examens documentaires, d'observation de taches en cours de réalisation et de collecte d'éléments de preuve sur le fonctionnement de l'organisation et de son système de management. Durant le processus, nous évaluons le degré de conformité de votre système de management avec les exigences du référentiel choisi et le niveau de maîtrise exercée sur les domaines prioritaires identifiés. Lorsque le système est réputé conforme, nous pouvons délivrer un certificat. Les constatations liées aux domaines prioritaires sont présentées lors de la restitution en fin d'audit, et rédigées dans une partie spécifique du rapport. Elles ne viennent pas en ajout des constatations liées à l'évaluation de conformité du système. Lors de la réunion de clôture, le choix des domaines prioritaires définis pour le prochain audit est confirmé. 

  • Maintien de la certification : Passé cette étape, vous avez complété la certification initiale et vous engagez le processus de maintien de la certification.

5. Audits Périodiques  

Chaque certificat émis a une validité de 3 ans. Son maintien requiert la réalisation d'audit selon des fréquences établies. Il ne doit pas s'écouler plus de 12 mois entre la fin de l'audit initial et la réalisation du premier audit périodique. Le second audit périodique peut être réalisé entre 11 et 13 mois après le précédent.  Ces audits portant sur un échantillonnage d'activités et/ou processus, confirment la validité des engagements pris par votre société, la conformité de votre système de management par rapport aux exigences du référentiel choisi et permet de revoir l'efficacité des actions engagées en regard des constatations émises lors de l'audit précédent. Si une fréquence annuelle est le minimum requis, il est néanmoins possible d'envisager un cadencier plus rapproché (tous les 9 mois ou tous les 6 mois).

6. Audit de renouvellement de la certification  

Au terme d'une période de 3 ans, votre certification sera être prolongée grâce à un audit de renouvellement.  Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la page Pourquoi choisir DNV GL pour partenaire ? 

Suspension ou retrait des certificats Que se passe-t-il si une organisation échoue à maintenir son système de management ou ne respecte pas les échéances du process de certification ? 

DNV GL – Business Assurance a une procédure transparente pour la suspension ou le retrait des certificats. Elle est applicable aux situations dans lesquelles l'organisation échoue de manière réelle et sérieuse dans ses obligations de maintien de la conformité de son système ou n'honore pas la programmation des audits prévus, ou toute autre situation telle que définie dans la procédure de suspension et retrait de certificats.

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